PANDUAN ADMINISTRATOR

Cara Membuat Email Alias dan

Group Alias

Zoho Mail Admin Console – Domain mattroy.id

Keterangan	Isi
Dokumen	Panduan Admin
Ditujukan untuk	Administrator Zoho Mail
Platform	Zoho Mail (Admin Console)
Domain	mattroy.id

Panduan Administrator – Email Alias dan Group Alias | Halaman 1

1. Pendahuluan

Alias adalah alamat email tambahan yang dapat dipakai untuk menerima email tanpa harus

membuat akun user baru. Zoho Mail menyediakan dua jenis yang sering dipakai administrator:

•

Email

alias

–

alamat

tambahan

untuk

satu

kotak

surat

(satu

user).

Contoh:

csjkt-

1@mattroy.id yang masuk ke kotak surat Nanto.
•

Group alias (Group / Distribution List)

– satu alamat email milik sebuah grup. Email

yang dikirim ke alamat ini diteruskan ke semua anggota grup. Contoh: cs@mattroy.id

diterima oleh seluruh tim CS.

Panduan

ini menjelaskan

perbedaan keduanya serta

cara

membuat masing-masing

lewat

Admin Console.

1.1 Prasyarat

•

Anda memiliki akun administrator atau Super Admin di Zoho Mail.
•

Domain organisasi sudah terdaftar dan terverifikasi (contoh: mattroy.id).
•

Untuk email alias: user pemilik kotak surat sudah ada.
•

Untuk group alias: daftar calon anggota dan moderator sudah ditentukan.

1.2 Ringkasan Langkah

Bagian	Langkah	Keterangan singkat
A	A1–A3: Login, Users, pilih user	Masuk sebagai admin lalu buka user pemilik alias
A	A4: Mailbox Settings > Email Alias	Buka halaman alias milik user
A	A5–A6: Add, isi data, simpan	Isi Display Name dan Email alias
A	A7: Verifikasi	Alias tampil di daftar
B	B1–B2: Menu Groups, Create a new group	Mulai membuat grup baru
B	B3–B4: Isi data, atur pengirim	Nama, alamat email, deskripsi, siapa yang boleh mengirim
B	B5: Proceed	Lanjut menambah anggota dan moderator

Panduan Administrator – Email Alias dan Group Alias | Halaman 2

2. Perbedaan Email Alias dan Group Alias

Aspek	Email Alias	Group Alias (Group)
Pengertian	Alamat email tambahan untuk satu kotak surat.	Alamat email bersama untuk sekelompok orang.
Penerima email	Hanya satu user (pemilik kotak surat).	Semua anggota grup.
Kotak surat sendiri	Tidak ada. Email masuk ke Inbox user yang sama.	Tidak ada kotak surat khusus. Email diteruskan ke anggota.
Dibuat dari menu	Users > pilih user > Mailbox Settings > Email Alias.	Groups > Create a new group.
Mengirim email	Dapat dipakai untuk mengirim maupun menerima email.	Pengiriman ke grup diatur lewat “Who can send emails to the group?”.
Pengaturan akses	Mengikuti user pemilik.	Bisa diatur: Everyone, Organization Members, Group Members, atau Only Moderators.
Anggota & moderator	Tidak ada.	Ada anggota dan moderator.
Contoh pemakaian	info@, sales@, atau csjkt-1@ untuk satu orang yang memegang beberapa peran.	cs@, hrd@, atau all@ untuk tim atau seluruh karyawan.
Pilih jika…	Satu orang perlu beberapa alamat email.	Beberapa orang perlu menerima email dari satu alamat yang sama.

Cara memilih cepat Satu orang, beberapa alamat → gunakan Email Alias. Banyak orang, satu alamat → gunakan Group Alias.

Panduan Administrator – Email Alias dan Group Alias | Halaman 3

3. Bagian A – Membuat Email Alias

Langkah A1 – Masuk (Sign in) ke Zoho

1.

Buka halaman login Zoho melalui browser.
2.

Pada kolom

Email address or mobile number

, ketik alamat email akun administrator

Anda.
3.

Klik

tombol

Next

,

lalu

masukkan

password

dan

selesaikan

verifikasi

jika

diminta

(misalnya OTP / OneAuth).

Gambar 1. Halaman Sign in Zoho (kolom email dan tombol Next ditandai kotak merah)

Panduan Administrator – Email Alias dan Group Alias | Halaman 4

Langkah A2 – Buka Menu Users

1.

Setelah berhasil masuk, buka

Admin Console

Zoho Mail.
2.

Pada menu di sisi kiri, klik

Users

.
3.

Halaman

“Zoho

Mail

Users”

menampilkan

daftar

semua

user.

Bila

daftar

panjang,

gunakan kolom

Search

di bagian atas untuk mencari user.

Langkah A3 – Pilih User

1.

Cari user pemilik kotak surat yang akan diberi alias pada daftar (contoh pada gambar:

Heppy).
2.

Klik

nama user

tersebut untuk membuka halaman detailnya.

Gambar 2. Daftar user (menu Users, kolom Search, dan contoh nama user yang diklik ditandai kotak

merah)

Panduan Administrator – Email Alias dan Group Alias | Halaman 5

Halaman detail user akan terbuka. Di bagian atas menu kiri tertera nama dan alamat email

user. Pastikan itu user yang benar.

Langkah A4 – Buka Mailbox Settings > Email Alias

1.

Pada menu di sebelah kiri halaman detail user, klik

Mailbox Settings

.
2.

Beberapa submenu akan terbuka. Klik

Email Alias

.

Gambar 3. Halaman detail user (nama user dan menu Mailbox Settings ditandai kotak merah)

Halaman

Email Alias

akan terbuka. Di bagian atas ada penjelasan bahwa alias adalah alamat

tambahan untuk kotak surat yang sama dan dapat dipakai untuk mengirim maupun menerima

email. Di bawahnya terdapat daftar alias yang sudah ada (Alias Addresses).

Gambar 4. Halaman Email Alias (Mailbox Settings, Email Alias, tombol Add, dan contoh alias yang

sudah ada ditandai kotak merah)

Panduan Administrator – Email Alias dan Group Alias | Halaman 6

Langkah A5 – Klik Add dan Isi Data Alias

1.

Klik tombol

+ Add

di bagian atas daftar alias.
2.

Jendela

Add Alias address

akan muncul. Isi kolom-kolomnya sesuai tabel di bawah

gambar.

Gambar 5. Jendela Add Alias address (kolom Display Name, Email alias, opsi Mailbox Address, dan

tombol Add ditandai kotak merah)

Kolom	Wajib?	Penjelasan
Display Name	Ya	Nama yang tampil sebagai pengirim saat alias dipakai mengirim email (contoh: CS Jakarta).
Email alias	Ya	Bagian depan alamat alias (contoh: csjkt-1). Domain dipilih di sebelah kanan (@mattroy.id).
Set as Mailbox Address	Tidak	Jika dicentang, alias dijadikan alamat utama kotak surat. Biarkan kosong bila alias hanya tambahan.

Penting Jangan centang “Set as Mailbox Address” kecuali Anda memang ingin mengganti alamat utama user. Alamat utama dipakai untuk login dan identitas akun.

Langkah A6 – Simpan Alias

1.

Periksa kembali Display Name dan alamat alias, pastikan tidak ada salah ketik.
2.

Klik tombol

Add

berwarna biru di pojok kanan bawah jendela.
3.

Tunggu hingga jendela tertutup dan alias muncul di daftar.

Panduan Administrator – Email Alias dan Group Alias | Halaman 7

Langkah A7 – Pastikan Alias Sudah Ada

1.

Pada halaman

Email Alias

, pastikan alias baru tampil di daftar

Alias Addresses

(lihat

Gambar 4).
2.

Arahkan

kursor

ke

baris

alias

untuk

melihat

ikon

pengaturan

di

sisi

kanan:

pensil

(ubah), tempat sampah (hapus),

dan

opsi

Set

as

mailbox

address

(jadikan

alamat

utama).
3.

Pada halaman daftar user, user yang memiliki alias biasanya menampilkan tanda

+1

(jumlah alias tambahan) di samping alamat emailnya, seperti pada contoh user Nanto.

Gambar 6. Daftar user setelah alias dibuat (tanda +1 di samping email Nanto ditandai kotak merah)

4.

Uji alias dengan mengirim email dari alamat lain ke alamat alias, lalu pastikan email

masuk ke Inbox user.

Panduan Administrator – Email Alias dan Group Alias | Halaman 8

4. Bagian B – Membuat Group Alias

Group

alias

dibuat

lewat

menu

Groups

(Distribution

List).

Anda

tidak

perlu

memilih

user

terlebih dahulu. Pastikan Anda sudah login sebagai administrator (lihat Langkah A1).

Langkah B1 – Buka Menu Groups

1.

Pada menu di sisi kiri Admin Console, klik

Groups

.
2.

Halaman

Groups – Distribution List

akan terbuka. Jika belum ada grup, akan tampil

penjelasan singkat tentang fungsi grup di Zoho Mail.

Langkah B2 – Buat Group Baru

1.

Klik tombol

Create a new group

berwarna biru.
2.

Tombol

Explore

import

options

dipakai

bila

Anda

ingin

mengimpor

banyak

grup

sekaligus, tetapi tidak dibahas pada panduan ini.

Gambar 7. Halaman Groups (menu Groups dan tombol Create a new group ditandai kotak merah)

Panduan Administrator – Email Alias dan Group Alias | Halaman 9

Langkah B3 – Isi Data Dasar Group

Halaman

Add Group

akan terbuka. Kolom bertanda bintang merah (*) wajib diisi.

Gambar 8. Halaman Add Group bagian atas (Name, Email Address, Description, dan tombol Proceed

ditandai kotak merah)

Kolom	Wajib?	Penjelasan
Name	Ya	Nama grup, maksimal 50 karakter (contoh: Customer Service).
Email Address	Ya	Alamat email grup. Ketik bagian depannya saja (contoh: cs), domain @mattroy.id terisi otomatis.
Description	Tidak	Keterangan singkat fungsi grup, maksimal 200 karakter.
Upload logo	Tidak	Gambar logo atau ikon grup (opsional).

Panduan Administrator – Email Alias dan Group Alias | Halaman 10

Langkah B4 – Atur Pengirim dan Streams

Gulir halaman ke bawah untuk melihat dua pengaturan berikut.

Gambar 9. Halaman Add Group bagian bawah (pengaturan pengirim, Streams, dan tombol Proceed

ditandai kotak merah)

Who can send emails to the group?

– pilih siapa yang boleh mengirim email ke alamat grup:

Pilihan	Artinya
Everyone	Siapa saja, termasuk orang di luar organisasi, dapat mengirim email ke grup.
Organization Members	Hanya user di dalam organisasi mattroy.id (terpilih pada contoh).
Group Members	Hanya anggota grup itu sendiri.
Only Moderators	Hanya moderator grup.

Do you want to enable Streams for this group?

– pilih Yes untuk mengaktifkan fitur Streams

(ruang diskusi/kolaborasi untuk grup) atau No bila hanya dipakai sebagai alamat email grup.

Pilihan bawaan pada contoh adalah No.

Saran Untuk alamat grup yang dipublikasikan ke pelanggan (misalnya cs@ atau info@), pilih Everyone. Untuk grup internal (misalnya all@ atau hrd@), pilih Organization Members agar terhindar dari spam atau penyalahgunaan dari luar.

Langkah B5 – Lanjutkan dan Tambah Anggota

1.

Periksa kembali semua isian dan pilihan.
2.

Klik tombol

Proceed

di bagian bawah halaman.
3.

Pada

langkah

berikutnya,

Anda

diminta

menambahkan

anggota

(members)

dan

moderator, sesuai petunjuk di halaman Add Group. Setelah selesai, grup siap dipakai.
4.

Uji

grup

dengan

mengirim

email

ke

alamat

grup,

lalu

pastikan

semua

anggota

menerimanya.

Panduan Administrator – Email Alias dan Group Alias | Halaman 11

5. Pemecahan Masalah (Troubleshooting)

Masalah	Penyebab umum	Solusi
Tombol Add alias tidak bisa diklik	Display Name atau Email alias masih kosong	Isi kedua kolom bertanda bintang merah.
Alias ditolak / sudah dipakai	Alamat sudah dipakai user, alias, atau grup lain	Gunakan nama lain, misalnya tambahkan angka (csjkt-2).
Email ke alias tidak masuk	Salah ketik alamat atau pengaturan DNS/MX domain belum benar	Periksa ejaan alias dan pastikan domain sudah terverifikasi di menu Domains.
Pengirim luar tidak bisa mengirim ke grup	Pengaturan Who can send dibatasi	Ubah ke Everyone bila grup perlu menerima email dari luar organisasi.
Anggota grup tidak menerima email	Anggota belum ditambahkan atau salah alamat	Buka detail grup lalu periksa daftar anggota.
Alamat grup bentrok dengan alamat lain	Alamat email sudah dipakai user atau alias	Pilih alamat grup yang berbeda.
Menu Groups atau Mailbox Settings tidak ada	Akun Anda bukan administrator dengan hak penuh	Login memakai akun Super Admin.

6. Ringkasan Cepat

Checklist Email Alias ☐ Login sebagai administrator ☐ Users → klik nama user ☐ Mailbox Settings → Email Alias → + Add ☐ Isi Display Name dan Email alias (jangan centang Set as Mailbox Address bila tidak perlu) ☐ Klik Add lalu pastikan alias tampil di daftar

Checklist Group Alias ☐ Menu Groups → Create a new group ☐ Isi Name, Email Address, dan Description ☐ Pilih Who can send emails to the group? dan Streams ☐ Klik Proceed lalu tambahkan anggota dan moderator ☐ Uji dengan mengirim email ke alamat grup

Panduan Administrator – Email Alias dan Group Alias | Halaman 12